Мой надежный помощник: «облачная» бухгалтерия

Каждый предприниматель рано или поздно задумывается о сокращении затрат на своем предприятии. Зачастую необходимость такого шага диктует как меняющаяся конъюнктура рынка, так и общий экономический кризис. Проводя сокращение затрат руководитель начинает отказывать себе во многих «деловых удобствах». Но есть вещи, использование которых может качественно изменить устоявшиеся процессы, сделать их более удобными, эффективными и дешевыми.

Для большинства руководителей отдел бухгалтерии представляется в виде святой цитадели, которая надежно закрывает спину своему руководителю. Но исследования показывают, что работа многих отделов бухгалтерии далека от совершенства, а деловые процессы до  необходимого уровня не автоматизированы. Отсюда возникают сверхнормативные затраты рабочего времени сотрудников на подготовку документов и, как следствие, необоснованное количество штатных единиц, загруженность которых в спокойные периоды между отчетами составляет не более 35%. При этом затраты на содержание штата сотрудников бухгалтерии являются очень весомой статьей расходов любой организации.

Часто возникают ситуации, когда руководитель только что созданного предприятия с целью соблюдения налогового законодательства вынужден с самого начала принимать на работу сотрудников бухгалтерии, либо передавать свои дела в специализированную компанию на аутсорсинг, выплачивая ежемесячно достаточно ощутимые суммы.

Для руководителей, которые заботятся об оптимизации затрат своего предприятия и не боятся осваивать современные электронные новинки, в настоящее время приобретают все большую популярность «облачные» сервисы по ведению бухучета. Онлайн-бухгалтерия позволяет вести полноценный бухгалтерский учет и отчетность в автоматическом режиме, без визита в налоговую и фонды.

Какие преимущества дает использование онлайн-бухгалтерии:

1. Отсутствует «привязка» к рабочему месту. В случае с ведением онлайн-бухгалтерии, данные хранятся на серверах, к которым можно получить доступ с любого компьютера или планшетного устройства, имеющего выход в интернет. Это существенно облегчает работу и позволяет быть в курсе финансовых дел своей организации. К примеру, вы сможете просмотреть декларацию или подписать и отправить в налоговую отчет, находясь вдали от рабочего места – в пути, в командировке, дома, на отдыхе или где-либо еще. Для удаленной работы система потребует от вас пройти процедуру авторизации (ввести логин, пароль и другие предусмотренные установками средства защиты).

2. Стандартизированные формы. Бухгалтерия относится к стандартизированному виду деятельности, а стандарты, как всем известно, постоянно меняются. Программы сервисов онлайн-бухгалтерии помогают привести документацию в тот вид, которого требует государство. Формы постоянно обновляются. Кроме того, система автоматически напоминает о важных событиях и предстоящих отчетах заблаговременно.

3. Установка специальных программ не требуется. Бухгалтерский софт, который сначала еще нужно отыскать в сети, может быть достаточно громоздким. Как в плане занимаемого им дискового пространства, так и в плане потребления ресурсов компьютера. Электронная онлайн-бухгалтерия при помощи специальных сервисов использует ресурсы и дисковое пространство удаленных серверов, а персональный компьютер пользователя остается нетронутым.

4. Безопасность. Многие боятся попадания важной документации в чужие руки, не доверяя сервисам электронной онлайн-бухгалтерии. И напрасно. Сохраняя важную информацию на своем рабочем компьютере, они рискуют гораздо больше. Например, если компьютер с бухгалтерией выйдет из строя, то восстановить информацию будет очень сложно. В случае использования сервера облачного хранилища данных онлайн-бухгалтерии, данные восстанавливаются из резервных копий без затруднений, пользователь даже не заметит произошедшей поломки или сбоя. Что касается кражи данных с серверов, то она практически невозможна – для защиты информации применяются надежные технологии шифрования, не дающие ни малейшего шанса на перехват. Единственный способ кражи – получение доступа к аккаунту с использованием персональных данных пользователя. Так что, лучше не сообщайте их третьим лицам и хранить в тайне! Так что безопасность бухгалтерского онлайн-сервиса на высоте.

5. Экономическая целесообразность. Пользование сервисами онлайн-бухгалтерии куда дешевле, чем покупка лицензионных программ с аналогичной функцией. Разработка сервисов и организация их технической поддержки не требует больших капиталовложений, что дает возможность разработчикам устанавливать приемлемые расценки на услуги. Стоимость подключения к онлайн-сервису составляет примерно 30 тыс. рублей в год, что гораздо дешевле любого наемного бухгалтера, а с учетом того, что онлайн-бухгалтерия заменяет собой практически весь отдел бухгалтерии, разумный вывод о целесообразности ее использования напрашивается сам собой.

6. Доступ с мобильных устройств. Чтобы сделать работу при помощи мобильных устройств (смартфоны, КПК, планшеты и пр.) более удобной, разрабатываются специальные мобильные версии, имеющие адаптированный под маленький размер экрана и особенности управления касанием интерфейс. Кроме того, визуальная составляющая делается упрощенной, чтобы поддерживать приемлемую скорость загрузки страниц даже при очень медленном мобильном соединении.

7. Простота использования. Если нет профессионального бухгалтерского образования и опыта работы, сервис электронной бухгалтерии идеально вам подойдет. Его настройки и принципы работы предельно просты, к тому же, всегда можно прочесть инструкцию на сайте или обратиться за помощью в службу технической поддержки.

8. Единое хранилище документов. Онлайн-бухгалтерия позволяет загружать и хранить на облачном сервере скан-копии практически всех документов организации, таких как договора, счета на оплату, накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д. Более того, система позволяет не только загружать копии этих документов в облако, но и сама их генерирует, а также отслеживает сроки действия и историю платежей по ним.

9. Ведение кадрового учета. Онлайн-бухгалтерия позволяет систематизировать и вести кадровый учет на предприятии. Все формы, отчеты, справки, запросы и ведомости генерируются в автоматическом режиме. Более того, система сама планирует, начисляет и распределяет заработную плату среди сотрудников. Пользователю достаточно лишь нажать на кнопку и платежи будут исполнены.

10. Интеграция с банком. Онлайн-бухгалтерия позволяет в автоматическом режиме управлять платежами по банковскому расчетному счету, сама генерирует платежные поручения и отправляет их в банк для исполнения.

11. Автоматический расчет и уплата налогов. Система, исходя из операций за отчетный период, позволяет рассчитать и в автоматическом режиме оплатить налоги. Для этого автоматически генерирует соответствующие платежные поручения, как для уплаты налогов и сборов по заработной плате, так и по иным операциям.

В настоящее время в России используется несколько популярных облачных сервисов онлайн-бухгалтерии. Я несколько лет использую самый крупный и на мой взгляд удобный онлайн-сервис от компании «Мое дело» и рекомендую его друзьям. Особенно тем, кому дороги свободное время и деньги. Убедившись в надежности сервиса, взвесив все «за» и «против», я заменил трех сотрудников бухгалтерии с зарплатой по 35 тыс. рублей каждому на единый облачный сервис, получив экономию более 1,5 млн. рублей в год и удовольствие от работы на облаке в придачу.